とあるプロジェクトで、報告書用の原稿の編集作業が自分のところに降ってきた。いろいろな人が書いたWord文書を、プロジェクト全体のレポートとして統一感のあるように整形する作業だ。基本的には派遣さんに作業をやってもらって、よくわからないところは聞きに来て、ということにしていたので自分の作業量はそれほどでもなかったのだが、なかなか大変だった。
「この原稿、節のタイトル（見出し）が全部大文字（文章は英語）なんですが、手で直さなければならないんですか？」と聞かれた。ので、見出しのスタイルで「すべて大文字」にチェックが入っているんじゃないかな？と思ったら、入っていない。執筆者の方が、全部大文字で打っていたんだね。あきらめて手作業で直してもらうようお願いした。Wordのことだから、自動で変換するいい手があるのかもしれないけれど、知らないし、見出しはもともと数が少ないし、そのわりに頭字語や固有名詞が頻出するので、悩むよりローテク（＝手で打ち直す）が一番安全だろうと考えた。
「文末脚注の後にもうひとつ節（本文）があるんです。脚注を最後に持っていきたいんですが、脚注はコピペできないんです」と聞かれた。ので、セクション区切りを入れて文末脚注を入れているのかな？と思ったのだが、セクション区切りは入っていない。おまけの節は、なんと、いちばん最後の脚注に付け足す形で、いちいちフォントや行間を本文にあわせる形で変更してから書いていたんだね。けっきょく、おまけの節を普通にコピペすればいいという話になった。
Wordはいちいちひどい。機能がいろいろあるし、利用者が自分の知っている範囲の手段で思い思いに見た目をいじってくるから、今回みたいな編集作業ではどの方法を使ったのかを特定化するのにとても苦労することになる。これも、Wordのことだから、いい方法があるのかもしれないけれど、知らないし余計泥沼にはまりそうで探したくもないんだよなあ。
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印刷屋だと、毎日こんな感じですね。
InDesignなどにまとめて流し込み、正規表現とスタイル置換で整形 → 手調整 → PDFって流れで処理します。
整形したWordデータを求められる場合は、そのInDesignから書き出したテキストを、Wordのスタイルに割り付けた方が早い場合も多いです。
2～30人の教員から集めたWordデータを前にすると、Tableとstyle属性山盛りの、別個に作られた3サイトを統合した記憶がいつも蘇ります。
ほんとWordほど使い方を知られてないソフトってないですよね。
見出しスタイルとか相互参照とか便利過ぎる機能なのに。。。
Neranさん、がささん、ありがとうございます。
今回の編集作業、ようやく終わりました。どうやったら普通の状態に戻せるのか悩むことが多く、大変でした。
私自身がWord（2003）を使う場合は、左に見出しマップ、右に作業ウインドウ（スタイル一覧）を出しながら作業しています。